Wat is een kleding management systeem (KMS)?

Een kleding management systeem (KMS), ook wel kledingmanagementsysteem of kledingbeheersysteem genoemd, is software waarmee een organisatie de werkkleding en bedrijfskleding van haar medewerkers regelt: wie welke kleding mag bestellen, in welke maat, binnen welk budget en hoe vaak. Medewerkers bestellen zelf via een eigen online omgeving, en de organisatie houdt overzicht over kosten en voorraad.

Wat doet een kleding management systeem?

• Dragerbeheer: per medewerker (drager) vastleggen welke kleding bij de functie hoort.
• Maatregistratie: maten worden per product en per drager opgeslagen, zodat herbestellingen meteen goed zijn.
• Budgetten en punten: een budget instellen per drager, afdeling of vestiging.
• Herbestellingen: dragers bestellen zelf aanvulling of vervanging, binnen de afspraken.
• Rapportages: inzicht in wat er per afdeling of klant besteld en uitgegeven is.
• Koppelingen: bijvoorbeeld een OCI-koppeling met het inkoopsysteem van de organisatie.

Voor wie is een kleding management systeem bedoeld?

Een KMS loont overal waar veel mensen dagelijks werkkleding of bedrijfskleding dragen: zorg, schoonmaak en facilitaire dienstverlening, bouw en installatie, transport en logistiek, overheid en horeca. Hoe meer dragers en functies, hoe meer tijd een KMS bespaart ten opzichte van bestellen via lijstjes, e-mail of Excel.

Vaak levert de werkkledingleverancier of dealer het KMS. Die richt per zakelijke klant een eigen omgeving in, in de huisstijl van die klant, en verzorgt de levering.

Waarom een KMS in plaats van Excel en e-mail?

• Minder fouten: geen verkeerde maten of dubbele bestellingen.
• Minder administratie: dragers bestellen zelf en de leverancier verwerkt de orders automatisch.
• Grip op kosten: budgetten worden automatisch bewaakt.
• De juiste kleding per functie: ook nieuwe medewerkers zien meteen precies wat ze nodig hebben.

Hoe werkt Promidata KMS?

Promidata KMS is het kleding management systeem van Promidata, ontwikkeld voor werkkledingdealers die hun zakelijke klanten een eigen bestelplatform willen bieden. Elke drager krijgt een eigen dragerwebshop met alleen de kleding die bij de functie hoort, in de eigen maten. Een chauffeur ziet bijvoorbeeld drie producten en een verpleegkundige acht heel andere.

Managers kunnen dragers punten geven om gedurende het jaar mee te bestellen, of zelf voor hun hele afdeling of vestiging bestellen. KMS is gekoppeld aan de Promidata-netwerkdatabase met honderdduizenden producten van merken als Tricorp, Mascot en Santino, en sluit met een OCI-koppeling aan op het inkoopsysteem van de klant. In het dashboard ziet de dealer de omzet per klant en de budgetten die klanten hebben gereserveerd.