Was ist ein Bekleidungs­management­system (KMS)?

Ein Bekleidungsmanagementsystem (KMS), auch Kleidungs Management System oder Software für Bekleidungsverwaltung genannt, ist Software, mit der ein Unternehmen die Arbeits- und Berufskleidung seiner Mitarbeiter verwaltet: wer welche Kleidung bestellen darf, in welcher Größe, mit welchem Budget und wie oft. Die Mitarbeiter bestellen selbst in einer eigenen Online-Umgebung, und das Unternehmen behält Kosten und Bestand im Blick.

Was macht ein Bekleidungs­management­system?

• Trägerverwaltung: pro Mitarbeiter (Träger) festlegen, welche Kleidung zur Funktion gehört.
• Größenerfassung: Größen werden pro Produkt und pro Träger gespeichert, damit Nachbestellungen sofort stimmen.
• Budgets und Punkte: ein Budget pro Träger, Abteilung oder Standort festlegen.
• Nachbestellungen: Träger bestellen Ersatz oder Ergänzungen selbst, innerhalb der Vereinbarungen.
• Berichte: Einblick, was pro Abteilung oder Kunde bestellt und ausgegeben wurde.
• Anbindungen: zum Beispiel eine OCI-Anbindung an das Einkaufssystem des Unternehmens.

Für wen ist ein Bekleidungs­management­system gedacht?

Ein KMS lohnt sich überall dort, wo viele Menschen täglich Arbeits- oder Berufskleidung tragen: Gesundheitswesen, Reinigung und Facility Services, Bau und Installation, Transport und Logistik, öffentliche Verwaltung und Gastronomie. Je mehr Träger und Funktionen, desto mehr Zeit spart ein KMS im Vergleich zu Bestellungen per Liste, E-Mail oder Excel.

Meist stellt der Lieferant oder Händler für Arbeitskleidung das KMS bereit. Er richtet für jeden Geschäftskunden eine eigene Umgebung im Erscheinungsbild dieses Kunden ein und übernimmt die Lieferung.

Warum ein KMS statt Excel und E-Mail?

• Weniger Fehler: keine falschen Größen oder doppelten Bestellungen.
• Weniger Verwaltung: Träger bestellen selbst, und der Lieferant verarbeitet die Aufträge automatisch.
• Kostenkontrolle: Budgets werden automatisch überwacht.
• Die richtige Kleidung für jede Funktion: auch neue Mitarbeiter sehen sofort genau, was sie brauchen.

Wie funktioniert Promidata KMS?

Promidata KMS ist das Bekleidungsmanagementsystem von Promidata, entwickelt für Händler von Arbeitskleidung, die ihren Geschäftskunden eine eigene Bestellplattform bieten möchten. Jeder Träger erhält einen eigenen Träger-Webshop mit nur der Kleidung, die zu seiner Funktion gehört, in seinen eigenen Größen. Ein Fahrer sieht zum Beispiel drei Produkte und eine Pflegekraft acht ganz andere.

Manager können Trägern Punkte geben, mit denen sie im Laufe des Jahres bestellen, oder selbst für ihre ganze Abteilung oder ihren Standort bestellen. KMS ist mit der Promidata-Netzwerkdatenbank mit Hunderttausenden Produkten von Marken wie Tricorp, Mascot und Santino verbunden und wird über eine OCI-Anbindung an das Einkaufssystem des Kunden angeschlossen. Im Dashboard sieht der Händler den Umsatz pro Kunde und die Budgets, die Kunden reserviert haben.