PROMOTIONAL OFFICE
De ERP en CRM software standaard voor de promotionele branche.
De ERP en CRM software standaard voor de promotionele branche.
Dan is Promotional Office voor jou de oplossing. Promotional Office dwingt je medewerkers efficiënt en gestructureerd te werken. Via duidelijke overzichten heb je altijd inzage in je orderportefeuille en dus altijd grip op je eigen bedrijfsvoering.
Reduceer jouw administratieve werkzaamheden met meer dan 60% door gebruik te maken van onze efficiënte offerte- en orderadministratie software.
Promotional Office is een online orderadministratiesysteem volledig en exclusief ontwikkeld voor de promotionele productenbranche. Promotional Office wordt gebruikt door zowel distributeurs als leveranciers en zelfs door fabrikanten uit de branche. Het unieke orderplanningssysteem maakt het eenvoudig en overzichtelijk om controle te blijven houden over bijvoorbeeld offertes, orders, bestellingen, facturen, afspraken en betalingsherinneringen.
Promotional Office Dashboard; Vanuit de visuele weergave van de orderflow kan je snel naar het gewenste onderdeel springen.
Formulieren in eigen huisstijl; Met de ingebouwde layout editor kunnen formulieren zoals offertes, bestellingen, facturen, pakbonnen, etc. exact volgens je eigen bedrijfs-huisstijl worden aangemaakt.
Berichten centrum; Wanneer een leverancier een belangrijk bericht via Promidata Portal verspreidt dan zal je dit bericht o.a. hier kunnen lezen.
Gesponsorde producten; wanneer een leverancier één of meerdere van zijn producten in de kijker zet dan zal je die producten hier aantreffen.
Query functie; Met de query functie kan je zelf je eigen lijsten met gegevens samenstellen, opslaan en op een later tijdstip weer bekijken.
Het centrale dashboard geeft met behulp van kleurtjes een duidelijk overzicht van de status van elke order. Je ziet direct welke klant gebeld moet worden, welke producten vandaag nog besteld moeten worden, en welke klant hoog nodig gefactureerd moet worden. Het dashboard zorgt ervoor dat je niets meer kunt vergeten en dat fouten tot het verleden behoren. Daarnaast verzorgt Promotional Office de gehele logistieke afhandeling met betrekking tot het bewerken van producten, zoals het bedrukken en borduren (dit is uniek ten opzichte van álle andere ERP-systemen in de markt). Het systeem onthoudt voor elke klant de druktechnieken die in het verleden voor bepaalde producten zijn uitgevoerd, inclusief het logomateriaal, waardoor vervolgorders nog sneller kunnen worden aangemaakt.
van Promotional Office in Nederland
van Promotional Office in Engeland
van Promotional Office in Duitsland
Je kan Promotional Office koppelen met je webshop, of je nu een eigen webshop hebt of een Promidata webshop. Promotional Office bevat veel verschillende webservices die je vanuit externe applicaties, dus ook vanuit webshops kunt aanroepen. Denk daarbij aan het automatisch doorzetten van orders die je via je webshop hebt binnen gekregen. Vanuit Promotional Office kan je deze orders vervolgens begeleiden door vanuit hier de bestellingen bij de leveranciers en de drukkers/borduurders te regelen en zo het logistieke proces te beheren. Ook kan je vanuit Promotional Office producten naar je webshop pushen. Zowel Promotional Office als de Promidata webshops hebben koppelingen naar Promas, het nieuwe producten content systeem van Promidata. Promas bevat inmiddels meer dan 70.000 producten met meer dan 300.000 verschillende variaties. De producten bevatten zelfs de staffelprijzen van de door de leverancier aangeleverde bewerkingsmogelijkheden, het calculeren van een ingewikkelde bewerkingsorder is dus snel geregeld.
Bestellingen vanuit je webshop doorzetten naar Promotional Office
Producten vanuit Promotional Office doorzetten naar je webshop
Basis gegevens; Hier vind je de klanten kaart, de leverancierskaart, de producten database, etc.
Offerte; Hier maak je jouw offertes. Het proces is eenvoudig en snel; je kiest een klant, je kiest een product, je selecteert de gewenste bedrukking en verstuurt de offerte.
Order; Hier maak je de order aan of je gaat hier verder wanneer je bij punt 2 een offerte hebt omgezet in een order.
Bestelling; Hier regel je de bestellingen naar je leveranciers. Ook regel je hier de bestellingen voor de bewerkingen naar je drukkers/borduurders .
Leveringen; Hier regel je de leveringen naar jouw klanten, je maakt hier de pakbonnen aan en je regelt hier het transport.
Factuur; In dit overzicht regel je alles wat met facturen te maken heeft, zoals het genereren van facturen tot en met de herinneringen aan toe
Magazijn; Met de magazijnmodule kan je meerdere magazijnlocaties in binnen en buitenland beheren. Voorraadmutaties kunnen worden doorgezet naar de webshops.
Via het Promotional Office dashboard vind je snel je weg naar het juist onderdeel in het verkoop proces van je bedrijf. Snel even een offerte voor een klant maken? Je klikt op het betreffende icoon vanuit het dashboard en je kan beginnen met het selecteren cq aanmaken van een klant om vervolgens één of meerdere producten aan de offerte voor deze klant toe te voegen.
Je wilt een lijst hebben met offertes die al één week uitstaan? Ook voor dit soort zaken klik je op hetzelfde icoon en je krijgt direct de juiste informatie.
Elke order heeft een status
Het orderoverzicht geeft met behulp van kleurtjes de status van elke order duidelijk weer. Je ziet direct welke klant gebeld moet worden, welke producten vandaag besteld moeten worden, en welke klant gefactureerd moet worden. Het dashboard zorgt ervoor dat je niets meer kunt vergeten en dat fouten tot het verleden behoren.
Je kan elke kolom naar een andere locatie slepen
Door te typen kan je snel een lijst filteren met alleen die items erin die voldoen aan jouw zoekcriteria
Via de navigatiebalk kan je direct alle andere functies vinden die te maken hebben met (in dit geval) orders
Snel filteren via tekst in de kolommen
Uitgebreid filteren op elk denkbaar veld met elke denkbare criteria
Een slimme, ingebouwde query-functie maakt het mogelijk om snel elke denkbare lijst met gegevens uit Promotional Office te halen voor managementdoeleinden. De meertaligheid in Promotional Office zorgt ervoor dat buitenlandse klanten de offertes in hun taal kunnen lezen en dat leveranciers bestellingen in hun taal ontvangen.
Via de visuele orderplanning wordt je gehele orderproces duidelijk weergegeven. Alle orders in combinatie met de bijbehorende taken staan in één overzichtelijk overzicht. Denk hierbij aan taken als “Verwachte drukproef” of “Goedkeuring klant”. Door middel van kleurcombinaties zie je snel bij welke order de verwachte planning niet gehaald gaat worden. Ook zie je de status van de betreffende orders en kan je hierop je planning bijsturen.
Promotional Office is te koppelen aan de bekende boekhoudpakketten, zoals Reeleezee, Exact, Davilex, etc. Maar de mooiste koppeling is momenteel de koppeling met Twinfield. Deze koppeling is een zogenaamde 2-wegskoppeling. 1) Het doorboeken van facturen vanuit Promotional Office naar Twinfield en 2) de inkoopfacturen van Twinfield terug naar Promotional Office tbv voor- en nacalculatie. Promotional Office communiceert via webservices en is daarom open om te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld webshops of andere externe services.
Je kan elk element op je formulier slepen en direct aanpassen.
Je kan elementen groeperen zodat ze gemakkelijker te slepen zijn
Hier vind je een uitgebreide gereedschapskist met vele formulierfucties
Hier vind je alle velden die je binnen Promotional Office kunt gebruiken
Met de interne formulierdesigner kan elk formulier (zoals een factuur of offerte) exact worden aangepast aan jou huisstijl.
Binnen Promotional Office zijn er verschillende formuliertypen, onder andere: – Offerte – Orderbevestiging – Bestelling – Pakbon – Factuur – Herinnering/aanmaning
Je kan met de ingebouwde formulierdesigner werkelijk elk formulier op maat maken, precies zoals jij dat wilt.
Hier kan je bepalen van welke collega jij de agenda punten wilt zien in dit overzicht
Elke kleur heeft betrekking op een type agenda punt; oranje heeft bijvoorbeeld alleen betrekking op offertes en blauw heeft alleen betrekking op orders
Omdat het mogelijk is taken en/of acties gerelateerd aan een klant, offerte of order te koppelen aan een medewerker, heeft iedere medewerker – naast een actielijst op het dashboard – ook de mogelijkheid om een volledige agenda te bekijken. Mocht een medewerker bijvoorbeeld ziek of op vakantie zijn, dan kan iedereen in zijn of haar agenda kijken en eventuele taken overnemen. De agenda geeft de taken en acties in verschillende kleuren weer. De kleuren worden gebruikt om onderscheid te maken tussen offertes, verkooporders, inkooporders, acties van klanten, enzovoort.
Voorraadhoudende bedrijven, meestal leveranciers, kunnen gebruikmaken van de uitgebreide magazijnfunctionaliteiten met een ongelimiteerd aantal voorraadlocaties en het aanmaken en beheren van een onbeperkt aantal rekken en schappen. Fabrikanten kunnen gebruikmaken van onze productiefaciliteiten door samengestelde producten te produceren en/of de artikelconfigurator te implementeren voor het samenstellen van bijvoorbeeld kerstpakketten, balpennen, lipcareproducten, potten of snoepgoed.
Voorraadlocatie
Stelling/rek
Bestelnummer
Specifieke functies behorende bij het magazijnbeheer
De productieplanning kan je geheel naar eigen inzicht samenstellen en gebruiken. In deze planning tref je een dertigtal standaardkolommen aan, samen met de optie om vijftig eigen, gedefinieerde kolommen toe te voegen. Je kan dit overzicht dus geheel naar eigen inzicht samenstellen. De door jezelf te definiëren kolommen zorgen ervoor dat dit overzicht volledig aangepast kan worden aan je eigen bedrijfsprocessen, zodat je op artikelregel-niveau de gewenste acties kunt registreren en opvolgen.
Besteld?
Leverbaar?
Geleverd?
Gefactureerd?
Zelf te definiëren kolommen
Je krijgt bij je Promotional Office abonnement ook de beschikking over een Promidata Portal account. Vanuit Promidata Portal kan je zelf bepalen van welke leveranciers jij de producten in jouw Promotional Office database wilt hebben. Je kan zelfs bepalen welke productgroepen je van die leverancier wilt uit- of aanzetten. Per leverancier kan je zien of de productprijzen inkoopprijzen dan wel verkoopprijzen zijn. Afhankelijk daarvan kan je die prijzen verhogen met een marge of verlagen met een kortingsfactor. Je kan gebruikmaken van de door de leverancier aangeleverde bewerkingsinformatie, maar je kan ook je eigen bewerkingen koppelen aan de producten van een leverancier. Het is mogelijk om je eigen producten toe te voegen aan dit systeem, je wordt dan in feite zelf een exclusief leverancier voor alleen jouw product informatie. Deze product informatie zal uiteraard nooit geshared worden met andere gebruikers binnen Promidata Portal. Als alle prijsfactoren van de door jou gekozen leveranciers zijn ingesteld, dan heb je deze automatisch ook goed staan binnen jouw Promotional Office omgeving. Vanaf dat moment blijft jouw Promotional Office product assortiment altijd actueel omdat de nieuwste product updates van de aangesloten leveranciers automatisch zullen worden doorgevoerd.
Promidata Portal Dashboard
Toegang tot Promas
Per leverancier de prijs marges cq kortingen instellen
Diverse profielen instellen voor webshops, voor Promotional Office maar ook voor XML data feeds
Het CRM systeem van Promidata is het kloppend hart van ons bedrijf
Dankzij Promotional Office kunnen wij veel flexibeler inspelen op de klantbehoefte en is de orderafhandeling en dus de reactietijd verkort.
Het fijne is dat Promidata onze problematiek begrijpt en continue verder blijft ontwikkelen
Door de tools van Promidata is onze efficiency en kwaliteit van binnenkomst tot uitlevering verhoogd.
De software van Promidata heeft handige tools waardoor we onze aandacht kunnen besteden aan andere zaken.
Promidata biedt een ideale oplossing voor relatiegeschenkenbedrijven die zowel de orderverwerking als de administratie perfect, snel en tegen lage kosten willen regelen.