Privacybeleid Promidata B.V.
http://www.promidata.com

Over ons privacybeleid
Promidata B.V. geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Promidata B.V.. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25/04/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Over de gegevensverwerking
Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Promidata website, Promidata Portal, Promidata Webshop, Promidata ERP software
Promidata website
Onze www.promidata.com website is ontwikkeld met software van WordPress en draait op onze eigen server in Duitsland bij de hostingpartij https://www.hostnet.de/. Wij hebben met hostNET Medien GmbH een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten waarin zij verklaren uw gegevens niet zomaar voor derden te mogen gebruiken. Bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens die u via de diverse webforms kunt ingeven worden in Mailchimp opgeslagen en worden uitsluitend gebruikt om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen van onze diensten en software. Wij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Wij bewaren uw gegevens tot op het moment dat u zich zelf uitschrijft middels de unsubscribe link dit standaard in elke mailchimp email aanwezig is. Ook met mailchimp hebben we speciaal voor de veiligheid van uw privacy een  verwerkersovereenkomst gesloten. Alle webforms lopen via Mailchimp zodat u zelf kunt zien welke informatie we van u hebben ontvangen, u kunt via elke emaillink zelf uw informatie wijzigen en/of deleten. Wij maken gebruik van google Analytics cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van onze website. Ook met google hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten.

Promidata Portal
Promidata Portal (https://promotionalcontent.promidata.com/login/nl/login.asp) is een door Promidata B.V. ontwikkeld besloten webportal platform voor bedrijven uit de promotionele branche. Bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens van aangesloten distributeurs en leveranciers worden gebruikt om beide partijen met elkaar in verbinding te brengen om zodoende de samenwerking binnen de Promotionele branche te bevorderen. Distributeurs en leveranciers kunnen die ‘gewone’ bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens zelf intoetsen en dus zelf wijzigen binnen Promidata Portal. We verzamelen geen ‘gevoelige’ gegevens, slechts ‘gewone’ bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens. Ook kunnen ze hun bedrijfslogo binnen Promidata portal uploaden. Distributeurs kunnen naast logo, bedrijfsnaam en adresgegevens ook de naam van de contactpersoon inclusief het email adres van de leverancier zien. Omgekeerd kunnen leveranciers alleen maar het logo, de bedrijfsnaam en de adresgegevens van de distributeurs zien. Van de Europese buitenlandse leveranciers en distributeurs verzamelen we ook hun BTW nummer in verband met het factureren. De bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens van alle aangesloten distributeurs en leveranciers worden beveiligd opgeslagen in een database gehost door Microsoft Azure. Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om deze gegevens veilig te houden. Elke distributeur of leverancier heeft binnen Promidata Portal de mogelijkheid om zijn contact informatie te zien en/of te wijzigen. Op de website van Promidata tonen we van beide klantgroepen alleen maar het logo, de bedrijfsnaam en de adresgegevens. Leveranciers kunnen via Promidata Portal een (promotie)beschrijving van hun bedrijf intoetsen. We publiceren deze (promotie)beschrijving binnen het besloten Promidata Portal maar ook op onze eigen website. Indien een distributeur of een leverancier zijn lidmaatschap opzegt dan verwijderen wij op verzoek hun bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens definitief uit onze databases. Naast bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens leveren leveranciers ook product gegevens aan die door de aangesloten distributeurs kunnen worden gebruikt in hun websites of webshops door o.a. gebruik te maken van bijvoorbeeld PromoCatalog. Via PromoCatalog en de andere offerte-aanvraag modules kunnen distributeurs via hun eigen websites offerte aanvragen ontvangen van hun eigen klanten. De bedrijfsgegevens en contactpersoonsgegevens die tijdens die offerte aanvragen verkregen worden worden uitsluitend aan desbetreffende distributeur getoond via Promidata Portal en via een email rechtstreeks naar desbetreffende distributeur gestuurd. Distributeurs die gebruikmaken van Promidata Portal offerte-aanvraag modules in hun eigen websites al dan niet via PromoCatalog kunnen hier de verwerkersovereenkomst met Promidata ten aanzien van die offerte-aanvraag layout modules downloaden.

Verzamelde gegevens (deze worden 4 maanden opgeslagen en daarna permanent verwijderd):
Naast de hierboven beschreven persoonsgegevens verzamelen we ook onschuldige ‘niet gevoelige’ gebruiksgegevens om het voor de aangesloten distributeurs en leveranciers interessant te houden lid te zijn van Promidata Portal. Binnen Promidata Portal bevindt zich een Product Finder waar distributeurs kunnen zoeken naar de producten die de leveranciers aan ons hebben aangeleverd. Aan de leveranciers laten we wekelijks een top 10 distributeurs zien die het meest hebben zitten kijken naar de producten van betreffende leverancier. Daarnaast slaan we alle trefwoorden getotaliseerd op zodat zowel distributeurs als leveranciers kunnen zien naar welke trefwoorden het meest gezocht worden. Er wordt niet opgeslagen wie welke trefwoorden heeft ingetoetst. Ook totaliseren wij per week hoe vaak een distributeur inlogt in Promidata Portal om te gaan zoeken naar producten. De leverancier ziet hier alleen hoe vaak een distributeur per week inlogt. Ook dit is onschuldige informatie, want we tonen geen email adressen, geen telefoonnummers van distributeurs en geen informatie waar distributeurs naar zitten te kijken. Deze informatie is puur en alleen bedoeld om de leverancier te laten zien dat vele distributeurs dagelijks gebruik maken van Promidata Portal om ze hiermee bewust te maken dat het belangrijk is dat ze op tijd hun actuele product informatie aan ons aanleveren zodat distributeurs altijd en op elk moment over accurate product informatie kunnen beschikken. Wij zijn dagelijks bezig leveranciers bewust te maken dat goede product informatie voor hen en voor hun distributeurs van levensbelang is. Om leveranciers te helpen om nieuws over producten aan distributeurs bekent te maken hebben we het Berichtencentrum ontwikkeld. Elke distributeur kan tijdens het inloggen dit product nieuws direct lezen, ook publiceren we dit product nieuws op onze website.

Promotional Webshop
Promidata levert via SaaS overeenkomsten Magento webshops aan distributeurs en aan leveranciers. Zij kunnen met die webshops zelf hun eigen ecommerce activiteiten ontplooien. Volgens de nieuwe Europese privacyregels, de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg), worden die distributeurs en/of leveranciers als webshop eigenaar bestempeld als zijnde verwerkingsverantwoordelijke. Promidata wordt in deze setting gezien als verwerker en daarom dient Promidata met de verwerkingsverantwoordelijke een zogenaamde verwerkersovereenkomst af te sluiten. U kunt de verwerkersovereenkomst met Promidata ten aanzien van Promotional Webshop hier downloaden. Het is de bedoeling dat u deze downloadt, invult, ondertekent en vervolgens naar ons retourneert. Voor wat betreft de bedrijfsgegevens en de contactpersoonsgegevens van deze distributeurs en/of leveranciers geldt natuurlijk wel ons privacybeleid zoals beschreven in deze pagina. Al deze Magento Webshops draaien op onze eigen server in Duitsland bij de hostingpartij https://www.hostnet.de/. Voor wat betreft Promotional Webshop hebben wij met de volgende 2 Hulpleveranciers overeenkomsten afgesloten:
Verwerkersovereenkomst met hostNET Medien GmbH in verband met de hosting
Verwerkersovereenkomst met Milkycode GmbH in verband met de technische realisatie van functionaliteiten binnen Magento

Promidata ERP software (Promotional Office)
Promidata levert via SaaS overeenkomsten online ERP software aan distributeurs en aan leveranciers. Zij kunnen met die ERP Software zelf hun eigen bedrijfs- en verkoopactiviteiten administreren om zodoende efficiënter te werken. Volgens de nieuwe Europese privacyregels, de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg), worden die distributeurs en/of leveranciers als ERP eigenaar bestempeld als zijnde verwerkingsverantwoordelijke. Promidata wordt in deze setting gezien als verwerker en daarom dient Promidata met de verwerkingsverantwoordelijke een zogenaamde verwerkersovereenkomst af te sluiten. U kunt de verwerkersovereenkomst met Promidata ten aanzien van Promotional Office hier downloaden. Het is de bedoeling dat u deze downloadt, invult, ondertekent en vervolgens naar ons retourneert. Voor wat betreft de bedrijfsgegevens en de contactpersoonsgegevens van deze distributeurs en/of leveranciers geldt natuurlijk wel ons privacybeleid zoals beschreven in deze pagina. Alle ERP Software draaien op onze eigen servers in de Amazon AWS Cloud https://aws.amazon.com/ en de Microsoft Azure Cloud https://azure.microsoft.com/.
Voor wat betreft Promotional Office hebben wij met de volgende 2 Hulpleveranciers overeenkomsten afgesloten:
Verwerkersovereenkomst met Amazon AWS in verband met de hosting
Verwerkersovereenkomst met Microsoft Azure in verband met de hosting

E-mail en mailinglijsten
MailChimp
Onze website maakt gebruik van MailChimp, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website en het verzenden van eventuele nieuwsbrieven afhandelt. Alle bevestigingsmails die u ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’ link. Als u hier op klikt zal u geen e-mail meer van onze website ontvangen. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of emails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Gewone email outlook
Indien u ons een bericht stuurt via de gewone email of whatsapp gebruiken wij uw contactgegevens alleen voor eigen gebruik. Wij gebruiken alleen de door u aan ons gegeven contactgegevens die kunnen bestaan uit: bedrijfsnaam, voornaam, achternaam, adres, plaats, land, email adres, telefoon nummer, website en of u distributeur dan wel leverancier bent.

Wij gebruiken uw contact gegevens om: Uw bericht te beantwoorden/ U een bericht te sturen/ correspondentie of facturering/ U op de hoogte te brengen van nieuwe ontwikkelingen/ U eventueel een verzoek te sturen om u toe te voegen aan Promidata Portal dan wel aan ons sociale digitale netwerk zoals facebook of linkedin of aan onze mailchimp nieuwsbrieven dienst.

Facturatie en boekhouden
Twinfield
Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Twinfield. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot de facturatie. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Twinfield is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Twinfield gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven. Ook met Twinfield hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die de privacy van uw gegevens zal beschermen.

Doel van de gegevensverwerking
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u ons verstrekt. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) via Google Analytics zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan Promidata B.V. op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Promidata B.V.. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies
Google Analytics
Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Cookies van derde partijen
In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens
Promidata BV | Hoofdstraat 81 | 6461 CN Kerkrade | Tel: +31 45 204 5040
Contactpersoon voor Privacyzaken: Roy Kemmerling