Promidata | Support

HULP & SUPPORT

Wij staan altijd klaar om onze klanten te helpen

help

"HULP NODIG?"

De software van Promidata is een belangrijke schakel in jouw bedrijfsproces. Promidata beseft dat als geen ander. Daarom mag je van ons maximale ondersteuning op jouw investering verwachten. Promidata Customer Support staat klaar om al je vragen te beantwoorden.

HELPDESK

De helpdesk van Promidata is gratis. Mocht je specifieke vragen of problemen hebben, dan kan je altijd contact met ons opnemen.

 

Bereikbaarheid

Telefonisch: +31 40 744 0 800 (op werkdagen van 09.00 uur t/m 17.00 uur)
E-mail: support@promidata.com
Teamviewer: https://get.teamviewer.com/promidatasupport

hulp

Implementatie ondersteuning

Naast de dagelijkse helpdeskactiviteiten biedt Promidata ook persoonlijke ondersteuning tijdens softwareimplementaties of tijdens de begeleiding van maatwerkprojecten. Het Promidata team en haar consultancymedewerkers ondersteunen jou graag en geven indien nodig persoonlijk advies over de aanpak en implementatie (rekening houdend met maatwerk) van de nieuwe software. Tijdens de presentatie die al heeft plaatsgevonden of in de nabije toekomst zal plaatsvinden, wordt dit uitvoerig toegelicht door de consultant en zal er een afspraak gemaakt worden om het maatwerk te analyseren.
 
Tijdens de analysedag kan de desbetreffende medewerker zich een beeld vormen van jouw bedrijfsprocessen en bespreekt hij of zij samen met jou het noodzakelijke maatwerk. Vervolgens zal de desbetreffende medewerker het besproken maatwerk op papier uitwerken. Je ontvangt dan ter goedkeuring een concept waarin het maatwerk door middel van één of meerdere screenshots en een toelichting beschreven wordt. Tevens ontvangt je de hierbij behorende offerte.

Project-verantwoordelijke

Om de invoering van Promotional Office vlekkeloos te laten verlopen is het van belang dat er tijdens het volledige implementatietraject binnen jouw bedrijf één projectverantwoordelijk persoon wordt aangewezen. (Als je binnen jouw organisatie geen verantwoordelijk persoon beschikbaar hebt, dan kan je bij ons een implementatieconsultant inhuren.) Deze persoon moet voldoende tijd beschikbaar maken om het traject intern te begeleiden en fungeert als enige aanspreekpunt voor Promidata. De gehele communicatie verloopt via een online projectmanagementtool, zodat alles op één plek beheerd wordt. Met dit systeem worden taken toegewezen aan de diverse mensen die deel uitmaken van dit project. Zo heb je altijd op ieder gewenst moment inzicht in de status van jouw lopende implementatieproject.

Project-verantwoordelijke

Voorbeelden van taken van de projectverantwoordelijke persoon:

  • Het aanleveren van de importgegevens in een door ons aangeleverd formaat (debiteuren, crediteuren en artikelen).
  • Het aanleveren van de gewenste instellingen voor het opmaken van de standaardformulieren, zoals je bedrijfslogo, bedrijfsgegevens, het wel of niet willen weergeven van de subtotalen bij het eindtotaal op de offerte. Onze standaardformulieren vormen hierbij het uitgangspunt*.
  • Ervoor zorgen dat de medewerkers de door ons beschikbaar gestelde leerstof en voldoende aangeleverde praktijkvoorbeelden gedurende de testperiode zorgvuldig uitvoeren.
  • Het mede testen van het maatwerk.
  • Indien noodzakelijk het configureren van artikelen.
  • Het testen van eventuele koppelingen met andere softwaresystemen.
  • Het wijzigen van de eventuele bedrijfsprocessen. *

Bedrijfsprocessen wijzigen

Het kan soms voorkomen dat bepaalde bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf niet geheel via ons ERP-systeem één op één overgenomen kunnen worden. Dat hoeft zeker niet te betekenen dat dit een tekortkoming van Promotional Office is. Wij komen regelmatig binnen bedrijven bedrijfsprocessen tegen die niet logisch zijn of die op een andere manier nog efficiënter zouden kunnen. Wij hebben de laatste tien jaar binnen ons team een enorme ervaring opgedaan om daar met een heldere blik naar te kijken. Doordat wij altijd willen begrijpen en doorgronden waarom bedrijven bepaalde processen doorlopen is het in het verleden omgekeerd ook vaak voorgekomen dat wij hebben geleerd hoe bepaalde processen beter kunnen binnen ons ERP-systeem. Aangezien wij in al die jaren dit soort leermomenten consequent hebben omgezet in aanpassingen binnen Promotional Office kunnen we met recht beweren dat ons ERP-systeem overweg kan met alle specifieke bedrijfsprocessen die voorkomen in de promotionele wereld, dus zowel bij distributeurs, leveranciers, kleine fabrikanten als drukkers. Promotional Office is een bedrijfsprocesgestuurd systeem. Dit levert ontzettend veel voordelen op. Nieuw personeel kan veel sneller productief worden doordat ze gedwongen worden om gestructureerd de processen binnen jouw bedrijf af te handelen. Hierdoor worden fouten voorkomen en zal jij nooit informatie missen die nodig is om een helder beeld te houden van jouw interne bedrijfsvoering. We hebben zelfs bedrijven gehad die vanwege onze software veel sneller ISO gecertificeerd konden worden.

Trainingssessies

Voor dit soort implementatietrajecten geldt dat toekomstige gebruikers diverse trainingssessies op locatie volgen, rekening houdend met een tussenperiode van ongeveer vier weken. Het aantal trainingssessies is afhankelijk van onder andere het aantal medewerkers, de beschikbare tijd en de complexiteit van jouw bedrijfsprocessen.

De eerste trainingssessies staan in het kader van "meekijken, meeluisteren en meedenken". Na de eerste sessie ontvangt iedere deelnemer een test-login en huiswerk, want alleen door een goede zelfstudie wordt de software voor iedereen snel begrijpelijk. Voor de vervolgsessies wordt gezamenlijk met de projectverantwoordelijke een planning gemaakt over de inhoud van de training.
Na de laatste training kan je gelijk aan de slag. Een meertalige helpdesk ondersteunt jou in deze eerste fase na de software-implementatie.