Promidata | Promotional Office

PROMOTIONAL OFFICE

De ERP en CRM software standaard voor de promotionele branche.

Drawing-Promotional-Office.png

"ALTIJD EN ELKE DAG INZICHT HEBBEN IN JE EIGEN BEDRIJF?"

Dan is Promotional Office voor jou de oplossing. Promotional Office dwingt je medewerkers efficiënt en gestructureerd te werken. Via duidelijke overzichten heb je altijd inzage in je orderportefeuille en dus altijd grip op je eigen bedrijfsvoering.

PROMOTIONAL OFFICE

Reduceer jouw administratieve werkzaamheden met meer dan 60% door gebruik te maken van onze efficiënte offerte- en orderadministratie software.

 

Promotional Office

Promotional Office is een online web-based orderadministratiesysteem volledig en exclusief ontwikkeld voor de promotionele productenbranche en dus ook beschikbaar voor het Windows Surface tablet. Promotional Office wordt gebruikt door zowel distributeurs als leveranciers en zelfs door fabrikanten uit de branche. Het unieke orderplanningsysteem maakt het eenvoudig en overzichtelijk om controle te blijven houden over bijvoorbeeld offertes, orders, bestellingen, facturen, afspraken en betalingsherinneringen.

Vanaf € 97 per maand...


3-2-2

Hieronder zie je enkele Nederlandse en Duitse bedrijven die dagelijks gebruikmaken van Promotional Office; de ERP standaard binnen de promotionele branche.

Centrale Dashboard

Het centrale dashboard geeft met behulp van kleurtjes een duidelijk overzicht van de status van elke order. Je ziet direct welke klant gebeld moet worden, welke producten vandaag besteld moeten worden, en welke klant gefactureerd moet worden. Het dashboard zorgt ervoor dat je niets meer kunt vergeten en dat fouten tot het verleden behoren. Daarnaast verzorgt Promotional Office de gehele logistieke afhandeling met betrekking tot het bewerken van producten, zoals het bedrukken en borduren (dit is uniek ten opzichte van álle andere ERP-systemen in de markt). Het systeem onthoudt voor elke klant de druktechnieken die in het verleden voor bepaalde producten zijn uitgevoerd, inclusief het logomateriaal, waardoor vervolgorders nog sneller kunnen worden aangemaakt.
3-2-10b

Query Functies

Een slimme, ingebouwde query-functie maakt het mogelijk om snel elke denkbare lijst met gegevens uit Promotional Office te halen voor managementdoeleinden. De meertaligheid in Promotional Office zorgt ervoor dat buitenlandse klanten de offertes in hun taal kunnen lezen en dat leveranciers bestellingen in hun taal ontvangen.
3-2-10

Verzorgde offertes

Promotional Office is het enige orderadministratiesysteem in Europa met meer dan 150.000 actuele promotionele producten van meer dan 170 verschillende toonaangevende leveranciers. Vanwege deze unieke eigenschap is het genereren van professioneel verzorgde offertes inclusief productafbeeldingen een kwestie van enkele seconden geworden.
3-2-11

Promotional Content

Doordat er een koppeling is met Promotional Content – de database waar al deze 150.000 actuele producten in staan – is het mogelijk deze direct te doorzoeken en de productinformatie te gebruiken om je eigen offertes en orders aan te maken.
3-2-19

Offerte- en orderbeheer

Met dit overzicht kan je eenvoudig je lopende offertes beheren en snel informatie filteren of optellen, zoals verwachte orderwaarde, marge of de totale omzet. Hetzelfde geldt uiteraard ook voor het orderoverzicht. Overzichtsschermen kunnen voor iedere gebruiker worden aangepast zodat alleen de relevante en gewenste informatie daar zichtbaar is. Magazijnmedewerkers hoeven immers geen offertes aan te maken.
3-2-4

Visuele orderplanning

Door middel van de digitale orderplanning is je gehele complete orderproces nu visueel te volgen. Alle orders in combinatie met de bijbehorende taken staan in één handig overzicht. Denk hierbij aan taken als "Verwachte drukproef" of "Goedkeuring klant". Door middel van kleurcombinaties zie je snel bij welke order de verwachte planning niet gehaald gaat worden. Ook zie je de status van de betreffende orders en kan je hierop je planning bijsturen.
3-2-3

Financiële module

Het is ook het enige orderadministratiesysteem binnen de promotionele markt in Europa dat compleet met een financiële module (Twinfield) geleverd kan worden. Met de ingebouwde, krachtige mailingfunctionaliteit kan de klant elke doelgroep apart benaderen. Promotional Office communiceert via webservices en is daarom open om te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld webshops of andere externe services.
3-2-15

formulierdesigner

Met de interne formulierdesigner kan elk formulier (zoals een factuur of offerte) aangepast worden naar de desbetreffende huisstijl. Formulieren zijn nu eenmaal jouw visitekaartje naar jouw klanten. Je klant krijgt deze documenten te zien; ze zien dus te allen tijde jouw professionaliteit en jouw eigen huisstijl terug in deze formulieren. Op deze manier kan je je onderscheiden van je concurrenten. Een slordige of foutieve offerte wekt weinig tot geen vertrouwen en een klant zal onbewust of zelfs bewust niet een tweede keer voor jou gaan kiezen. Klanten waarderen mooie, overzichtelijke en correcte formulieren. Met deze krachtige formulierdesigner kan je jouw klant beter aan je binden.

Binnen Promotional Office zijn er verschillende formuliertypen, onder andere: - Offerte - Orderbevestiging - Bestelling - Pakbon - Factuur - Herinnering/aanmaning

Deze standaard formulieren worden natuurlijk gratis voorzien van jouw eigen logo, adres en teksten. Vind je onze standaardformulieren niet mooi genoeg? Wij kunnen met de ingebouwde formulierdesigner werkelijk elk formulier op maat maken, precies zoals jij dat wilt.

3-2-26

Magazijn functionaliteiten

Voorraadhoudende bedrijven, meestal leveranciers, kunnen gebruikmaken van de uitgebreide magazijnfunctionaliteiten met een ongelimiteerd aantal voorraadlocaties en het aanmaken en beheren van een onbeperkt aantal rekken en schappen. Fabrikanten kunnen gebruikmaken van onze productiefaciliteiten door samengestelde producten te produceren en/of de artikelconfigurator te implementeren voor het samenstellen van bijvoorbeeld kerstpakketten, balpennen, lipcareproducten, potten of snoepgoed.
3-2-22

Agenda beheer

Omdat het mogelijk is taken en/of acties gerelateerd aan een klant, offerte of order te koppelen aan een medewerker, heeft iedere medewerker – naast een actielijst op het dashboard – ook de mogelijkheid om een volledige agenda te bekijken. Hierin worden alle taken/acties weergegeven. Mocht een medewerker bijvoorbeeld ziek of op vakantie zijn, dan kan iedereen in zijn of haar agenda kijken en eventuele taken overnemen.
3-2-7

E-mail archivering

Vanuit je eigen Outlook e-mailprogramma kan je direct e-mails en bestanden koppelen in Promotional Office. Je kan de e-mails als bijlage koppelen aan een klant, leverancier, artikel, offerte of order. Zo heb je al je informatie gekoppeld en beschikbaar op één centrale locatie.
3-2-6

Meer weten?

Je kunt onze uitgebreide documentatie lezen in de volgende whitepaper:
http://www.promidata.com/wp-content/uploads/2016/06/Whitepaper-Promotional-Office.pdf

We hebben deze uitgebreide documentatie ook in de Duitse taal:
http://www.promidata.com/wp-content/uploads/2016/06/Broschüre_Promotional-Office.pdf

Als je meer wilt weten over hoe wij het implementatieproces van Promotional Office binnen jouw organisatie laten verlopen dan klik je hier.